Velkommen til Ikast Rideklub

Ikast Rideklub Forretningsorden

Fremtidens rideklub med 50 års erfaring.

1. Konstituering På første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig med formand, næstformand og sekretær.

2. Bestyrelsesmøder Afholdes normalt 1 gang om måneden eller efter behov. Mindst 6 møder pr. år

Sekretæren indkalder efter aftale med formanden via e-mail til bestyrelsesmøderne med 14 dages varsel. Skriftligt materiale til brug for behandling af enkeltsager medsendes, såfremt det er muligt. Hvis særlige forhold kræver hurtig behandling, kan formanden indkalde til et bestyrelsesmøde med kortere varsel. Bestyrelsen kan afholde møde, når formanden finder der er behov, eller når 2 medlemmer af bestyrelsen over for formanden fremsætter ønske herom. Ethvert bestyrelsesmedlem kan fremsætte forslag til dagsorden. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 4 medlemmer er til stede, heraf formand eller næstformand. Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller ved dennes forfald af næstformanden. Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpel stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende - i dennes forfald næstformandens. I ekstraordinære tilfælde kan formanden lade bestyrelsen træffe beslutninger skriftligt, telefonisk eller ved e-mail. Sådanne beslutninger bekræftes på førstkommende ordinære bestyrelsesmøde. En flertalsbeslutning truffet i bestyrelsen skal i ord og handling efterfølgende loyalt efterleves af alle bestyrelsesmedlemmer. Medlemmer, pensionærer, rideskoleryttere og andre som ønsker emner behandlet på Ikast Rideklub`s bestyrelsesmøde skal senest 10 dage før bestyrelsesmødet fremsende emne og evt. skriftligt materiale til sekretæren/ klubbens mail. Har et medlem af bestyrelsen forfald, skal formanden have meddelelse herom. Suppleanter indkaldes kun i de tilfælde, hvor et bestyrelsesmedlems forfald forventes at blive langvarigt

3. Dagsorden for bestyrelsens møder har følgende faste punkter:

4. Møderne afholdes på Ikast Rideklub. Under særlige omstændigheder kan mødet afholdes privat hos et bestyrelsesmedlem.

5. Referater Sekretæren fører en protokol over forhandlingerne på bestyrelsesmøderne. Et beslutningsreferat sendes via mail til bestyrelsesmedlemmerne til godkendelse. Referatet underskrives på efterfølgende

Fremtidens rideklub med 50 års erfaring.

bestyrelsesmøde. Referaterne nummereres fortløbende og indsættes i ringbind i mappe med bestyrelsesreferater. Er referatet godkendt, kan det lægges på hjemmesiden med henblik på meddelelse til Ikast Rideklubs medlemmer. Sekretæren kommunikerer på vegne af bestyrelsen efter referatets godkendelse bestyrelsens beslutninger til de personer, der har ønsket emner behandlet. Evt. indsigelser til et referat drøftes på førstkommende bestyrelsesmøde. Referaterne underskrives på det førstkommende bestyrelsesmøde af alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer ved mødet. Er et bestyrelsesmedlem ikke enig i flertallets afgørelse i en sag, kan medlemmet kræve at få sit særstandpunkt ført til referat.

6. Den daglige ledelse: Den ansatte daglige leder og bestyrelsen forestår sammen med forretningsudvalget daglige ledelse af Ikast Rideklub, herunder at der for mindst et år ad gangen udarbejdes budgetter for drift, der inden den pågældende periodes begyndelse skal være forelagt bestyrelsen til godkendelse. Bestyrelsen foretager løbende kontrol med overholdelse af budgettet. Bestyrelsen fører tilsyn med udvalg og personale samt sikrer, at arbejdet udføres forsvarligt

7. Habilitet Ethvert bestyrelsesmedlem skal ved nyvalg meddele, hvilke øvrige bestyrelser, den pågældende er medlem af, samt evt. forhold der kan medføre inhabilitet i forbindelse med det enkelte bestyrelsesmedlems virke i bestyrelsen. Hvis der i et bestyrelsesmedlems funktionsperiode måtte opstå situationer, som vil kunne påvirke bestyrelsesmedlemmets habilitet, skal bestyrelsen straks underrettes herom af vedkommende bestyrelsesmedlem. Nye bestyrelsesmedlemmer skal underskrive den originale forretningsorden.

8. Regnskaber Kassereren foretager løbende ud- og indbetalinger og opkræver betaling for rideskoleundervisning, opstaldning og andre indtægter. Efter hver måneds afslutning afleveres bilagene til klubbens ansatte bogholder, som fører månedsregnskabet sammenholdt med det lagte budget. Månedsregnskabet og budgetopfølgning fremlægges på det månedlige bestyrelsesmøde. Ikast Rideklubs regnskab, der er offentligt, underskrives af den daglige ledelse og revideres af de på generalforsamlingen valgte revisorer og den udpegede registeret revisor. Formanden og kasserne er berettiget til uden særskilt tilladelse at udlevere kopier af regnskabsmateriale, herunder revisionsprotokoller og enkeltbilag til offentlige myndigheder, Ikast-Brande Kommune og Banken.

9. Forretningsudvalget Ved hvert bestyrelsesmøde påhviler det forretningsudvalget at give en orientering: